präzise Dokumentenverwaltung

Mit unseren Dokumentenverwaltungsleistungen pflegen wir seit 1997 die Firmenarchive unserer Partner.

Unsere anfangs als Archiv Box bekannt gewordene Dienstleistung wurde heute den geänderten Dokumentenverwaltungsanforderungen entsprechend ein modernes, übersehbares, nachvollziehbares und sicheres System. 

 

Wir modernisieren unsere Dienstleistungen systematisch!
 

Als Folge der technischen Entwicklung und der strikteren Dokumentenverwaltungsanforderungen wären heute die früher nur auf Papierbasis funktionierenden Evidenzen schwierig zu verwalten.
Durch unsere Erfahrungen und mit Anwendung der neuesten Techniken errichteten wir unsere selbstentwickelte Dokumentenverwaltungssoftware und die selbstgeplanten selbstschließenden Dosen.


Viele unserer zufriedenen Partner verwenden diese reifen Systeme. Hinsichtlich unserer Dienstleistungen verfügen wir über auditierte Qualitätsmanagement- (ISO 9001), Umweltmanagement- (ISO 14001) und Arbeitsmedizinmanagementsysteme (BS OHSAS 18001).


Lernen Sie unsere Dokumentenverwaltungsdienstleistungen kennen!

Wir errichten übersehbare Firmenarchive und Systeme, und wir führen unsere Dienstleistungen laut einschlägigen wirksamen Rechtsnormen über Datenschutz, Informationssicherheit und Dokumentenmanagement, sowie gemäß dem örtlichen Aktenplan durch. Wir stehen unseren Partnern mit vorbereiteten Fachleuten, mit allen Bedingungen entsprechendem Archiv und mit einem tagfertigen Informationssystem zur Verfügung.


Dokumentenordnung

- übersehbares System, genaue Aussuchbarkeit, und verminderte Aktenmenge zu lagern!

  • Örtliche Aufnahme nach Aktenplan und Branchenstandards
  • Selbstentwickelte Dokumentenverwaltungssoftware, präzise Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
  • Erstellung von Archivlisten, Evidenzen
  • Dosenlagerung und Archivlagerung
  • Dank unseren Dienstleistungen einfacherer Ausschuss mit wesentlich verminderten Aktenmenge

Lagerung, Lieferung von Dokumenten und elektronischen Datenträgern

Sichere Lagerung, entsprechend den Bedingungen wie schneller Aufschluss, physische Zustandserhaltung und Unvergänglichkeit der Lesbarkeit!

  • Neben laufender Datenlieferung und postenweisem Lagerverzeichnis im Rahmen eines Mietarchivs sichern wir die Unterbringung der eingetragenen Unterlagen in entsprechenden Lagerkästen in unserem mit Brand- und Vermögenssicherheitseinrichtungen ausgerüsteten Lagerraum
  • Unser Zentralarchiv für Mietarchiv ist eine mit Alarmsystem und Sicherheitswache geschützte, über allen Anforderungen entsprechende Infrastruktur verfügende Niederlassung, wo wir Ihnen mit 24-stündiger örtlicher Materialbewegung und Koordination, sowie auch mit Online Kontakt zur Verfügung stehen
  • Wir garantieren die sichere unbeschädigte Lieferung von Dokumenten in größerer Menge mit entsprechenden Mitteln und unter Aufsicht zulänglicher Fachleute

Anwendung von Aktendosen

Selbstgeplante, spezielle Lagerdosen sogar mit einer Ladefähigkeit bis auf 30kg:

  • mehrfach seitengefestigte, selbstschließende Dosen ohne Bekleben oder sonstige Befestigung
  • Ausgezeichnete Qualität, staubfester Abschluss
  • Einfache, sichere Bewegung und Lieferung dank der Ausgestaltung

Dokumentenausschuss und Vernichtung

Zuverlässige, bequeme und umweltfreundliche Lösungen, unter strikter Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen Vorschriften.

  • Flexible, jedoch immer präzise Verfahren nach Dokumentenverwaltungsordnung und Aktenplan des Unternehmens, laut future archive zentraler Dokumentenverwaltungsordnung, sowie gemäß eventuellen speziellen Vorschriften
  • Bedienung der Wirksamkeit des Gesetzes über Schutz von Privatarchiven unterliegenden Organisationen, über welche Archivpflichten mehr auf der offiziellen Webseite des Ungarischen Landesarchivs zu finden ist.
  • Detailliert dokumentierte, sichere Ablieferung, oder Vernichtung vor Ort mit Sicherheitscontainers und mobilen Pochmaschinen
  • Durch unsere Aktenvernichtungsverfahren mit geschlossener, umweltfreundlicher Technologie zugesichert unreproduzierbare Ausschussunterlagen
  • Weiterleitung, Abfuhr der entstandenen Papierabfälle zur Wiederaufbereitung

Erstellung der Dokumentenverwaltungsordnung und des Aktenplanes

Beratung und Mitwirkung bei Einführung, wodurch die „best practice” Dokumentenverwaltungsregeln wirksam und schnell in die Alltage eingebaut werden

  • Bestimmung der Übernahme-, Evidenz-, Abschreibungs-, Weiterleitungs-, Akten-, Ausschuss-, Archivübergabeordnung
  • Ausgestaltung eines flexiblen, dem Betrieb und den Einzelcharakteristiken aller Organisationen entsprechenden Systems
  • Verfolgbarkeit, Nachvollziehbarkeit, genaue Evidenzführung und laufende Kontrolle